3.1. Kontakt/kommunikation/samarbete
Syfte/Information:
När du kommunicerar och/eller samarbetar med oss, t.ex. via e-post eller via ett kontaktformulär på vår webbplats eller plattform för datautbyte, kommer de uppgifter som du lämnar (din e-postadress, i förekommande fall ditt namn och ditt telefonnummer, eller personuppgifter som lämnats under samtalet) att lagras och behandlas av oss för att t.ex. besvara dina frågor, förfrågningar eller i syfte att bedriva affärsrelaterad korrespondens.
När du kontaktar oss per telefon kan vi fråga dig om telefonsamtalet får spelas in för kvalitetssäkrings- och utbildningsåtgärder. Om du samtycker till inspelningen kommer vi att behandla all information som du delar med dig av till oss under samtalet (kommunikationsinnehåll, eventuellt även känsliga (hälso-)uppgifter samt ditt telefonnummer och andra personuppgifter).
När vi behandlar uppgifter som uppstår under kommunikationen har vi ett legitimt intresse av att behandla uppgifterna i enlighet med rättsliga krav, för intern kontroll eller i enlighet med respektive kommunikationsförfrågan.
Tillhandahållandet av dina personuppgifter är nödvändigt för att fullgöra
avtalet eller en situation som liknar ett avtal. Du är inte skyldig att lämna
dina personuppgifter. Om dina personuppgifter inte tillhandahålls kan du inte
använda den beskrivna tjänsten.
För alla andra fall av kontakt/kommunikation/samarbete är den personuppgiftsansvarige som anges i klausul 1.2. ovan.
Endast affärspartner:
När det gäller samarbetet med våra leverantörer har vi infört en intern utvärderingsprocess som, i vårt berättigade intresse, syftar till att förbättra affärsrelationen genom att ta fram en ”handlingsplan”. Som regel behandlar vi endast information om företaget, men slutsatser kan dras om dig som kontaktperson om kommunikationen med leverantörerna granskas med avseende på svarstider, tillförlitlighet och öppenhet.
Specifika behandlingsändamål anges i avsnittet ”Mottagare och källor” nedan baserat på de tredje parter som används i processen.
Mottagare och källor:
Vi överför uppgifterna till följande mottagare:
- Tjänsteleverantörer till kunder/konsumenter
- Leverantör av plattform/hosting
Överföringar till tredje land är möjliga. Som en lämplig skyddsåtgärd har standardavtalsklausuler i enlighet med art. 46 GDPR ingåtts. För tredje land/företag som omfattas av ett beslut om adekvat skyddsnivå gäller även beslutet om adekvat skyddsnivå. Dessutom godkändes bindande företagsregler hos en plattforms-/hostingleverantör. För mer information (t.ex. en kopia av garantierna) kan du kontakta oss enligt vad som anges i punkt 1.2.
Ytterligare mottagare finns i de allmänna mottagarna avsnitt 1.4.
Endast affärspartner:
För att bekämpa terrorism är vi enligt lag skyldiga att göra en jämförelse med sanktionslistor. Därför behandlar vi också dina uppgifter för att uppfylla de rättsliga kraven för jämförelse med dessa listor. Dessutom behandlar vi dina uppgifter inom Beiersdorf-koncernen för att förebygga och utreda brott och andra oegentligheter, bedöma och kontrollera risker, för intern kommunikation och för motsvarande administrativa ändamål. Om ett anknutet företag rapporterar ett behov av att arbeta med dig som leverantör, kommer vi att dela våra erfarenheter av att arbeta med dig med det anknutna företaget.
Vi kommer att jämföra dina uppgifter med publicerade listor över vilseledande leverantörer (t.ex. varningslistor från World Intellectual Property Organization och Bundesanzeiger Verlag GmbH) för att fatta ett välgrundat beslut om potentiella betalningar. Vi kontrollerar också regelbundet din kreditvärdighet i vissa fall (t.ex. vid ingående av avtal). Vårt berättigade intresse är att minimera den finansiella risken. Vi samarbetar med kreditupplysningsföretag (t.ex. Dun & Bradstreet Deutschland GmbH (”D&B”), Tyskland) från vilka vi får de uppgifter som krävs. För detta ändamål överför vi ditt namn och dina kontaktuppgifter eller D&B D-U-N-S®-numret som tilldelats ditt företag till kreditinstituten. I vårt berättigade intresse av snabbare datainmatning förser D&B oss med adresser till våra affärspartner. EcoVadis SAS, Frankrike förser oss med en hållbarhetsriskbedömning för att uppfylla lagkrav och i vårt berättigade intresse. Beroende på resultatet kan det bli aktuellt med en längre hållbarhetsbedömning.
Som en del av vår
antikorruptionsgranskning kontrollerar vi dessutom hemlandets ranking i Corruption
Perceptions Index av Transparency International e.V., Alt-Moabit
96, 10559 Berlin, Tyskland. Beroende på resultatet kan det bli aktuellt med en
längre antikorruptionskontroll, där vi kan komma att behandla dina uppgifter
för att kontrollera om ett samarbete kan vara förknippat med korruptionsrisker
för oss i vårt berättigade intresse av att minimera risker.
Det kan vara nödvändigt att överföra dina personuppgifter till potentiella köpare som en del av en företagstransaktion. I samband med due diligence behandlas vanligtvis anonymiserade uppgifter. Det kan dock vara nödvändigt att i specifika enskilda fall behandla personuppgifter. Vårt legitima intresse ligger i genomförandet av företagstransaktionen.
Radering/invändning:
Vi raderar de uppgifter som uppstår i detta sammanhang när lagringen inte längre är nödvändig, såvida det inte finns lagstadgade lagringsskyldigheter eller preskriptionstider som måste iakttas.
Vid konsumentförfrågningar via vårt interna konsumenthanteringsverktyg raderas personuppgifterna vanligtvis efter ett år, om inga andra lagstadgade lagringsperioder gäller. Undantagsvis kommer uppgifterna att sparas längre om uppgifterna är nödvändiga för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
Samtalsinspelningar lagras i högst 90 dagar.
Du kan invända mot dessa behandlingar i enlighet med kraven under punkt 4.
Rättslig grund:
Art. 6 (1) a GDPR tillsammans med art. 9 (2) a GDPR (samtycke: telefoninspelning)
Art. 6.1 b GDPR i kombination med Art. 9.2 f GDPR (vid behandling inom ramen för ett avtal eller en situation som liknar ett avtal)
Art. 6.1 c GDPR (när behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse)
Art. 6.1 f GDPR i kombination med Art. 9 (2) f GDPR (vid behandling enligt det berättigade intresse som beskrivs ovan)
